Prosedur menyambut dan Mendaftarkan Tamu

Menyambut dan Mendaftarkan Tamu

Konnichiwa minna-san atau Selamat Siang teman-teman  posrtingan saya kali ini ingin sharing-sharing tentang PROSEDUR MENYAMBUT DAN MENDAFTARKAN TAMU jadi buat teman-teman sekalian yang sekolah di Sekolah Pariwisata dalam bidang Akomodasi Perhotelan merapat ya :D

Tujuan dari posting ini adalah

       1)      Teman-teman dapat menyambut tamu di hotel.

       2)      Teman-teman dapat menetapkan kamar dan harga kamar (Room Assignment and Room Rate)    

       3)      Teman-teman dapat melakukan pendaftar untuk tamu (registration)

       4)      Teman-teman dapat memeriksa metode pembayaran tamu (Checking the method of payment)

        Ini dia Cekidotttttttt.....

               A)     Menyabut tamu tiba

Tamu yang baru tiba dihotel hendaknya diberikan pelayanan yang baik, cepat dan efisien, dan dapat memberikan kesan yang baik terhadap tamu. Memberikan kesan yang baik haruslah ditujang dengan teknik kerja yang efisien, keterampilan dan informasi yang jelas dan akurat di berikan kepada tamu. Sikap yang ramah, empati, siap membantu dan dapat berkomunikasi dengan tamu merupakan hal yang sangat penting bagi seorang penerima tamu.

 Tata cara Menyambut tamu tiba

   a)      Peliharalah kontak mata dengan tamu

   b)      Senyumlah bila sedang berbicara kepada tamu

   c)       Berdiri tegak, hindari sikap tubuh bersandar dan membungkuk

   d)      Periharalah kebersihan, kerapian penampilan diri

   e)      Hindari gerakan-gerakan tubuh yang tidak penting

   f)       Berbicaralah dengan jelas, dan gunakan nada serta kata-kata yang menyenangkan

     

  Prosedur Menyambut tamu tiba di hotel

   a)      Menyapa tamu (Welcoming guest)

   b)      Menawarkan bantuan (Offering help)

   c)       Nenanyakan jika tamu sudah membuat reservasi

   d)      Menanyakan nama tamu dan memeriksanya dalam daftar perkiraan kedatangan tamu      (Expected arrival list)

                  B)      Menetapkan harga kamar

      

 a)      Menetapkan Kamar (Room Assignment)

Saat menetapkan kamar seorang penerima tamu harus mengetahui yang dibawah ini teman-teman.

1)      Status dari seluruh kamar-kamar yang ada dihotel.

2)      Posisi dan kelebihan dari masing-masing kamar yang ada dihotel.

3)      Keinginan, pilihan dan permintaan khusus tamu.

        Untuk memfasilitasi petugas, biasanya sebuah hotel memiliki Floor Plan Hotel untuk  

      memudahkan petugas menetapkan kamar untuk tamu.

      

  b)      Menetapkan Harga kamar (Determination of room rate)

  Tarif harga kamar atau harga kamar adalah satuan harga sewa sebuah kamar untuk satu

   malam.

   Sebagai satu kesatuan harga, harga kamar dibedakan menjadi:

1)      Tarif kamar “Per-room tariff”

Kamar dipandang sebagai satu kesatuan harga bukan berdasarkan jumlah tamu yang menginap.

2)      Tarif kamar “Per-person tariff”

Orang yang menempati dipandang sebagai satuan harga. Dalam hal ini jumlah tamu menentukan harga kamar.

3)      Terkadang pula hotel menawarkan pilihan harga paket

a)      European plan rate yaitu harga kamar perorangan/perkamar tidak termaksuk harga makan

b)      American plan yaitu harga kamar sudah termasuk makan, bisa makan pagi saja (continental Plan/Bermuda), atau makan pagi dengan makan malam/siang (Modified American Plan) atau tiga kali makan (Full American Plan)

4)      Penetapan harga kamar juga ditentukan dengan kategori tamu hotel yaitu

a)      Penetapan harga kamar untuk kategoti tamu yang sudah memiliki reservasi.

b)      Penetapan harga kamar untuk kategori tamu yang belum memiliki reservasi atau walk in guest.

            C)      Mendaftar Tamu

                                Tujuan dari mendaftar tamu adalah untuk mendapatkan catatan tentang  kedatangan tamu termasuk informasi detil tentang data diri tamu. Pendaftaraan tamu pada dasarny6a sudah ditetapkan oleh peraturan pemerintah nomer 45 tahun 1945 pasal 5 ayat 3, dimana setiap tamu yang tinggal dihotel harus melapor/daftar 1 x 24 jam dan tercatat pada buku pendaftaran atau kartu pendaftaran.

a)      Pendaftaran untuk tamu dengan reservasi (Guest with Reservasi)

Untuk tamu yang telah memiliki reservasi, proses pendaftaran menjadi lebih simple dan mudah, karena data tamu sudah ada sewaktu tamu melakukan reservasi, penetapan kamar bisa dilakukan pada saat kedatangan

b)      Pendaftaran untuk tamu tanpa pemesanan (Walk in Guest)

Untuk tamu tanpa pemesanan kamar, petugas penerima tamu harus memeriksa terlebih dahulu apakah kamar yang diminta tamu ada atau tidak sebelum melakukan pendaftaran. Dalam hal ini petugas perlu melaksanakan teknik menjual kamar (selling technique) bila kamar yang diminta tersedia, maka tamu harus di informasikan pembayaran atas sewa kamar dan meminta tamu untuk medaftar.

c)       Kartu atau formulir pendaftaraan (Registration Card/Form)

Kartu pendaftaran digunakan untuk mencatat informasi tentang data diri tamu yang menginap pada saat kedatangan. Dari bentuk kartu ini pada setiap hotel berbeda-beda namun biasanya menampung informasi yang sama.

            D)     Memeriksa Metode Pembayaran tamu (Checking the method payment)

  Saat tamu melakukan reservasi, maka cara pembayaran akan dicatat pada reservasi. Hal ini  sangat penting teman-teman sebab hal ini harus dikonfirmasikan saat kedatangan tamu, terutama untuk tamu yang datang tapa pemesanan kamar, alasannya agar pihak hotel dapat mengetahui cara pembayaran yang akan dibayar oleh tamu apakah cara tersebut tersedia atau tidak dihotel, misalnya kartu kredit atau membayar dengan mata uang asing.

Disamping itu juga mencegah hal-hal yang tidak diinginkan seperti tamu skipper, ada beberapa kerentuan dalam memeriksa pembayaran tamu :

a)      Jika tamu walk in atau walk in guest , tamu tersebut tanpa jaminan, maka mintalah uang jaminan atau pre-payment atau kartu kredit pada saat tamu check in.

b)      Untuk tamu yang memiliki jaminan dan sisa pembayaran akan dilakukan sendiri oleh temu secara langsung dengan kartu kredit, maka dianjurkan tema-teman mintalah kartu kredit imprint dan nomer telepon otoritasi untuk mengetahui apakah jumlah uang dari kartu kredit dapat mencukupi seluruh rekening tamu selama menginap dan periksalah kartu kredit apa masih berlaku atau tidak.

c)       Untuk pembayaran dengan menggunakan cek, mintalah tanda bukti pengenal dan alamat tamu dibalik lembaran cek.

d)      Bagi tamu-tamu yang akan menbayar secara tunai atau membayar dengan uang asing, maka informasikan dengan jelas harga kamar dan catat cara pembayarannya pada kartu pendaftaran.

e)      Bila pembayaran tamu dilakukan oleh pihak ketiga (perusahaan atau travel agent), pastikan bahwa rekening tamu telah dicatat secara rinci dan jelas.

f)       Bila tamu hanya menjamin harga kamar, maka tamu harus membayar semua transaksi yang dipergunakan secara tunai atau tidak diperkenankan untuk dibebankan ke kamar, hal ini disebut dengan Cash Basis.\

Nah teman-teman sampai sini dulu ya informasi mengenai prosedur Menyambut dan Mendaftarkan Tamu tunggu postingan berikutnyanya, Selamat belajar.